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粮食库存账务检查方法(国粮发〔2019〕52号)
浏览次数:125   信息来源: 政策法规发布时间:2019-04-01 10:48

粮食库存账务检查方法

 

一、概述

粮食库存大清查账务检查是指通过对涉粮企业有关账簿、凭证、报表、银行信贷资金台账、补贴拨付情况、业务合同和原始购销票据等资料进行检查,核实账簿上记录的粮食库存数量,并与粮食实物数量进行对比,检查粮食购销业务是否真实合规,认定检查时点粮食实际库存数量是否真实准确,核实储备粮轮换计划是否严格执行。账务检查包括统计账检查和会计账检查,重点检查统计账、会计账和保管账之间的账账相符情况,以及与粮食库存实物清查结果的账实相符情况。

在现有粮食库存账务检查方法基础上,对2019年全国政策性粮食库存大清查账务检查方法有关问题重点说明如下。

二、检查前准备工作

(一)检查人员准备工作

1.获取省级大清查协调机制办公室提供的《实际储存库点合并登统表》(以下简称《合并登统表》),了解被查库点粮食性质、品种和统计报账单位等情况。

2.获取中央和地方储备粮规模、轮换计划等文件,国家临时存储粮收购、销售、划转、移库以及地方政策性粮食购销、划转等文件。

3.获取省级或者市(地)级大清查协调机制办公室提供的政策性粮食库存管理法规规章、制度标准和规范性文件等政策资料汇编及现行有效的省级粮食流通统计调查制度。

4.准备《账务检查工作底稿》和汇总表格,检查所需的电脑、计算器等工具,熟练使用大清查应用软件。

5.掌握被查企业的组织结构情况。通过询问相关人员、查阅营业执照许可证、储备粮承储资格等证书文件,了解企业产权结构、机构设置和具体负责人员等。

6.进驻后及时了解粮食库存情况。通过听取承储企业负责人汇报、查阅自查资料、询问有关人员等方式,掌握粮食库存数量、品种、性质及分布情况,特别应了解是否存在租仓、委托、受托和异地储粮,粮食在途、政策性借粮、历史未处理损失损耗等情况,了解仓房使用情况,特别是查库当日是否存在仓房熏蒸、正在出入库、空仓和仓房租赁等情况。还要了解检查时点到查库当日期间粮食库存是否有变化等情况,做到检查前心中有数。

(二)被查企业准备工作

1.提供企业《自查工作底稿》及汇总表,自查结果备案或者汇报材料。

2.提供粮食经营台账(统计台账)、统计和会计报表、统计和会计账和保管总账,以及反映粮食出入库业务的辅助账、表、证和文书文件等资料。

3.涉及租仓储粮、委托代储、受托储粮、异地储粮、在途粮食业务的企业,准备相关合同和粮食权属证明等资料。

4.已实际发生相关业务,但依据政策规定尚未做账务处理的情况,应提供相关政策文件。

5.指定配合检查的统计、财务和购销等业务人员。存在租仓储粮、受托储粮情形的,有关粮权单位派工作人员提前到位配合检查。

三、统计账检查方法

(一)对粮食库存进行账账核对和账实核对

1.核对粮食库存账账相符情况。

(1)核对“企业统计账面数”和“保管账面数”

结合《合并登统表》(附表2-1或者附表2-3,下同)所提供的实际储存库点原粮合计数及分性质合计数、分品种粮食数量,将被查库点统计账面数(“企业统计账面数”)与保管总账记载的粮食库存数(即“保管账面数”)进行比对,将核对结果录入《粮食库存账账核对工作底稿》(附表4-1)。对于保管总账中记载的各成品粮库存数要按实际数量填写,计算原粮库存总数时,按照统一折率计算成原粮(原粮=成品粮/0.7)。如有其他企业在被查库点租仓储粮的,要备注说明。

(2)核对“企业统计账面数”和“会计账面数”

将被检查企业3月份统计报表期末库存数或期末实际库存数(即“企业统计账面数”)与会计账存货科目中“商品粮油”、“储备粮油”等明细账户反映的粮食库存数(即“会计账面数”)进行比对,将核对结果录入《粮食库存账账核对工作底稿》(附表4-1)。采用国家粮油统计信息系统填报统计月报的,3月份统计报表期末库存数或者期末实际库存数量,通过查阅系统“粮油流通统计月报”不同性质月报表“期末库存”获得,必要时打印输出后进行账账比对。承储政策性粮食的企业,如果这些粮食不是由本企业(库点)进行会计核算,则不必填写“会计账面数”,由统计报账单位统一进行账账核对。

账账之间如不相符,要查明原因。对储备粮要核查是否存在违规擅自动用、调换品种等情况,并在备注栏中详细说明。

2.核对粮食库存账实相符情况。

以实物检查人员在实际查库日对被检查库点进行清查认定的实际库存数量为基础,根据检查时点至实际查库日之间实物变动调整事项,以及检查时点实物权属归属调整事项,认定被检查库点检查时点的实际库存数量,与《合并登统表》记录的检查时点统计库存数量进行比对,核对检查时点粮食库存账实差数和差率,分析确定产生差数的具体原因。检查结果录入《粮食库存账实核对工作底稿》(附表4-2)。

“实际查库日认定的实物库存”,指被检查库点实际查库当日仓房(货位)内储存的全部粮食库存数量,由实物检查人员根据《粮食实物检查货位登记表》(附表3-4、3-5、3-6)汇总粮食实际数量及分性质分品种粮食实际数量后,提交给账务检查人员。使用大清查应用软件时,“实际查库日认定的实物库存”由软件系统根据实物检查结果自动生成。

(1)检查时点至实际查库日的调整事项

“粮食入库”,指检查时点至实际查库日期间发生的粮食实物入库数量,经认定后从实际查库日现场检查认定的粮食数量中扣除。

“粮食出库”,指检查时点至实际查库日期间发生的粮食实物出库数量,经认定后与实际查库日现场检查认定的粮食数量相加。

“粮食入库”和“粮食出库”数量根据检查时点至实际查库日发生的粮食出入库原始凭证、保管账记录、粮食购销合同及发票,以及相关资金往来原始票据等进行核实。

(2)检查时点的调整事项

“销售未出库”,指在检查时点前已与其它企业签订粮食销售合同,并在检查时点的统计账中做了粮食销售处理,但截至检查时点实物仍未发运出库的粮食。在检查时点,这部分粮食虽然实物仍储存在被查企业仓库,但粮权已经发生转让。分两种情况处理:如买方的这批粮食属于大清查范围,且已体现在《合并登统表》中,则不得作为调整事项。否则,应作为调整事项,予以扣除。

“受托代储”,指在检查时点前已与其它企业签订粮食代储合同、检查时点上实物仍储存在被检查库点的粮食。如果受托代储的是不属于此次清查范围的粮食企业商品粮,应予以扣除。这次大清查,“受托代储”专指政策性粮食承储企业代其它企业储存的商品粮。若受托代储粮食,已经体现在《合并登统表》中,则不得作为调整事项。

“粮食在途”,指被检查企业在检查时点前与异地企业签订粮食购买合同,粮权已归属被查企业,在检查时点的统计账中已做粮食购进处理,但粮食实物仍在运输途中尚未真正接收入库的粮食。这部分粮食应做调整增加。中央储备粮、地方储备粮、地方政策性粮食不存在在途情况。最低收购价粮、国家临时存储粮和国家一次性储备粮“在途”仅指按照国家有关部门计划指令进行跨省移库仍在途的粮食。

“销售未出库”“受托代储”和“粮食在途”情况要根据企业运输凭证、购销合同、委托代储合同等资料进行核实。

经过上述调整,得到被检查库点“检查时点实际库存数量”。“检查时点统计库存数量”按《合并登统表》反映的粮食库存填写。

3.粮食库存账实差异的原因分析。

检查时点实际库存和《合并登统表》反映的统计库存对比,如存在差数,检查人员应具体分析是否由以下因素所致:

(1)粮食出库未减账。一是粮食销售因货款未回笼等原因未减账;二是擅自动用储备粮或其它政策性粮食库存未减账;

(2)粮食入库未入账。一是账务处理不及时;二是自营商品粮未入账;三是储备粮承储企业购进的轮换粮源或轮出的旧粮未计入商品库存;

(3)历史未处理的粮食损失、损耗。检查时点前已发生,并可以准确计量的损失和损耗。

(4)政策性借粮未归还,统计上未核减库存。检查时点前因救灾、救济和移民安置等原因,被查企业根据行政安排借出粮食,粮食已出库但会计账和统计账都未作减账处理,导致统计账面数大于库存实际数。

(5)其它原因。如对粮食业务的统计处理不正确、储备粮轮换操作中虚报轮换进度、政策性粮食收购中虚报或瞒报收购数量、统计报表填报不准确、分解登统差错等。若出现这些情况,应在备注栏中详细说明。

如果所检查的库存中有代外省储存的粮食,还应将库存粮食按照所属省份分别填写相应的工作底稿,并注明具体省份。

粮食库存账实不符,要查明原因。其中,检查核实受托代储粮食的实物数量与委托方提供的数据不符的,要在备注栏追溯注明粮权所在企业的名称和数量差数。

(二)检查储备粮轮换计划执行情况

1.检查储备粮轮换计划的分解与下达情况。

自上而下直至被检查企业,逐级核对储备粮轮换计划的分解情况。重点检查储备粮轮换计划的下达是否及时规范,是否按规定的轮换品种和数量要求逐级分解,是否擅自调整和变更,轮换计划下达是否分解到具体货位等。

检查中央储备粮和各级地方储备粮轮换计划下达是否合法合规。按照中央储备粮管理条例、中央储备粮油轮换管理办法(试行)、中国储备粮管理总公司中央储备粮油轮换管理办法(试行)以及地方各级储备粮管理法规、规章和规范性文件的规定,检查一定时期储备粮年度轮换计划(或者批次计划)下达是否及时,轮换计划文件与有关部门对轮换申请的批复是否一致,不同层级计划文件下达内容是否衔接对应,计划中轮换的品种、数量、时间和地点等内容是否明确,计划执行过程中发生变更是否按规定履行报批手续。

2.检查储备粮轮换计划的执行情况。

主要检查中央储备粮和地方各级储备粮轮换计划下达和执行情况。中央储备粮轮换计划包括轮出计划和轮入计划。检查内容包括:

(1)检查中央储备粮和地方各级储备粮轮换计划下达是否合法合规。按照中央储备粮管理条例、中央储备粮油轮换管理办法(试行)、中国储备粮管理总公司中央储备粮油轮换管理办法(试行)以及地方各级储备粮管理法规、规章和规范性文件的规定,检查一定时期储备粮年度轮换计划(或者批次计划)下达是否及时,轮换计划文件与有关部门对轮换申请的批复是否一致,不同层级计划文件下达内容是否衔接对应,计划中轮换的品种、数量、时间和地点等内容是否明确,计划执行过程中发生变更是否按规定履行报批手续。

(2)检查是否擅自改变储备粮轮换计划的内容。储备粮轮换计划的内容包括轮换的品种、数量、时间和地点等。按照轮换计划文件下达的内容,核对承储企业(库点)反映储备粮轮换进度的相关报表(如中央储备粮轮换月报表)和账务资料,并根据相关的原始凭证核实轮换粮食的具体批次、库点、仓号、品种和数量,结合会计账检查人员对相关轮换购销业务真实性的核实结论,检查认定是否存在擅自改变储备粮轮换的品种、数量、时间和地点等情形。

(3)检查是否存在虚假轮换的问题。在账账核对、账实核对的基础上,通过查阅与储备粮轮换有关的粮食购销合同及发票、出入库单、收购凭证、运输凭证、资金往来凭证等,核实是否存在应轮未轮、未轮报轮、转圈轮换等虚假轮换情形。

(4)检查储备粮轮入质量是否符合规定。轮入粮源是否为新粮,新粮是否达到规定的质量等级要求(原则中等以上);轮入的储备粮是否经过专业粮食检验机构检验合格;储备粮属于超期储存的,轮出销售前是否经有资质的专业粮食检验机构检验。

(5)检查储备粮轮空期是否符合规定。储备粮轮换,应从开始轮换操作的当月起,通过逐月核对实际轮入和轮出数量来计算轮空量和轮空时间。采用先销后进方式轮换,在规定期限内不能轮入的,必须向国家或者地方有关部门报告。确需调整轮换计划的,必须按规定程序报批。经批准延期轮换的,应有有关部门相应的批复或通知文件。

(6)检查轮换业务的统计处理是否准确。重点检查储备粮和商品粮在相关统计报表之间的转入、转出情况是否符合统计处理的有关规定。

(7)检查动态储备粮和应急成品粮储备的轮换是否符合有关规定。着重检查年度轮换次数、数量、时间、质量及验收与检查等是否符合地方政府及部门的有关规定。

根据检查情况,将检查结果录入《中央(地方)储备粮轮换计划执行情况检查工作底稿》(附表4-3)。存在问题的,在表格“重要情况说明”栏详细说明。其中,动态储备粮和应急成品粮储备轮换检查情况线下填写在“重要情况说明”栏,并在检查报告中予以说明。

四、会计账检查方法

(一)检查粮食库存及购销业务的真实性

1.验证粮食库存数量的真实性。

(1)根据农发行粮食收购贷款余额验证粮食库存数量。

对中央储备粮、地方储备粮、最低收购价粮、国家临时存储粮、国家一次性储备粮以及企业利用农发行贷款收购的商品粮,可按照“钱随粮走、库贷挂钩、封闭运行”的原则,验证库存数量的真实性。查阅企业会计账内相关明细账和农业发展银行台账,核对企业粮食的数量和成本,核查承储企业实际库存粮食占用资金与农发行粮食收购贷款余额是否相符。如不相符,应进一步分析企业粮食库存值与贷款余额之间的差数及成因。

粮食库存资金占用和农发行收购贷款余额存在差异的情况有两种。一种是企业库存值大于贷款余额。主要原因有:企业存在非农发行借入的资金参与粮食收购;政策性粮食跨省移库已移入但贷款未划入。另一种是企业库存值小于贷款余额。主要原因有:一是粮食收购和调运过程中发生的人工和物料等直接费用占用资金;二是货币资金占用,即企业已经收到但尚未使用的贷款部分;三是其它结算资金占用,主要是粮食销售货款未回笼及收购粮食产生的预付款等往来款项;四是加工环节占用,粮食进入企业内部加工环节,无法折算为原粮。在资金管理上,农发行在统计中一律按照粮食销售未回款处理;五是粮食损失损耗占用,包括正常损失损耗和非正常损失损耗;六是粮食销售价差亏损占用;七是政策性粮食跨省移库已移出但贷款未划出;八是其它占用。

应注意的是,企业自主经营的商品粮因资金来源渠道较多,一般以实物清查结果认定实际库存数量,只通过会计账检查和查验相关业务凭据来验证粮食购销业务的真实性。检查结果录入《粮食库贷核查情况工作底稿》(附表4-4)。

通过资金余额核实粮食库存数量同时,还应对承储企业检查时点农发行台账库存数量与企业统计账面库存数量进行比对,进一步核实承储企业的粮食库存。这里的“企业统计账面库存数量”,指承储企业3月份统计月报表反映的库存数量,而不是《合并登统表》反映的库存数。对于受托代储库点、租仓储粮库点,可不填写《粮食库贷核查情况工作底稿》(附表4-4)。

(2)根据财政补贴的收支情况验证粮食库存。对中央储备粮、地方储备粮、地方政策性粮食、最低收购价粮、国家临时存储粮和国家一次性储备粮等由财政拨付储存利息和费用补贴的政策性粮食,可查阅企业会计账中涉及政策性补贴的明细账,根据企业保管费用等补贴的收支情况、所依据的计提标准和计提数额以及实际收到的金额,验证政策性粮食库存数量的真实性。对于中央事权粮食,检查人员按照实际补贴标准和实际收到的资金,计算核实政策性粮食库存数量;对于地方储备粮和地方政策性粮食,由于各地各级的利息和费用补贴的内容和标准不同,检查人员应依据相关文件、有关利息和费用补贴资金计提以及拨付的账目、凭证和票据,分品种逐笔核对,验证粮食库存数量。

(3)根据粮食购销业务核实粮食库存数量。通过检查与粮食库存数量相关的购销业务,验证粮食库存数量的真实性。检查企业存货、经营收入、经营成本、流通费用等明细账目,了解企业粮食购销和轮换情况以及期末粮食账面库存数量和成本,结合采购合同、运输票据、相关发票等,佐证粮食库存数量的真实性。对库存成本畸高或畸低的,要延伸检查企业是否存在隐匿账外粮、私设小金库或者违规销售、套取补贴等问题。

2.验证粮食购销业务的真实性与合规性。

(1)以企业粮食库存实物数量为依据,核查粮食库存保管账、统计账和会计账,根据相关政策性粮食购销计划文件、合同协议及发票、出(入)库单、磅码单和运输票据等原始凭证,核实粮食购销业务的发生时间及粮食数量,判断粮食购销业务的真实性与合规性。必要时,调阅有关监控记录,核对购销业务发生情况。

(2)审阅企业往来款项、业务收入、成本等明细账,以及现金日记账和银行存款日记账的摘要栏和金额栏,对照《银行对账单》查清资金流向和实际收付款时间与业务发生情况是否一致,判断验证粮食购销业务是否真实合规,账务处理是否准确规范。

(3)查阅企业费用账,包括经营费用、管理费用和财务费用明细账,特别是与粮食经营量相关的直接费用,如保管费、运杂费、装卸费、水电费、经营人员工资、利息等支出情况,结合企业粮食购销业务实际发生时间,以费用开支的时间和金额为依据,辅证粮食购销业务的真实性与合规性。

3.核实企业临时货位粮食周转的真实性。

通过查阅企业相关会计账证及保管台账,确定临时货位粮食周转方向。如周转方向为对外销售,须核实业务销售合同、关联现金流、期间费用是否真实、合理、合规;如周转方向为移库或倒仓,须核实是否有期间费用发生、费用发生的时间与移库作业时间是否吻合,以此判断业务的真实性。

(二)检查政策性粮食补贴的核算、拨付和收取等情况

根据存储政策性粮食所约定的补贴标准,及会计账记录,检查政策性补贴资金的核算、拨付和收取情况。重点检查补贴拨付单位是否按规定及时、足额将补贴拨付至承储企业,有无滞留、截留、挤占和挪用等问题,以及承储企业是否按规定计算和申领补贴,有无套取补贴等问题。

1.检查储备粮保管和轮换费用补贴。

(1)核实储备粮承储规模和轮换数量。根据储备粮计划文件及各方签定的合同或监管协议、核实企业承储储备粮的规模。根据相关轮换计划文件、企业轮换台账、保管账、统计账和会计账等资料,核实储备粮轮换的具体数量和时间。

(2)认定储备粮轮换的实际操作主体。查阅承储企业的轮换合同、计划和台账以及记账凭证等资料,了解轮换过程,认定轮换的实际操作主体。

(3)核实保管和轮换费用补贴的核算、拨付和收取情况。查阅企业应收补贴款、补贴收入、递延收益、业务收入、银行存款等明细账以及相关的凭证,结合企业实际承储或轮换的储备粮数量和时间,核实企业保管和轮换费用补贴的实际拨付和收到情况。

对于动态储备粮和应急成品粮储备,要根据地方的具体规定,计算核实保管费用、轮换费用拨付情况。

2.检查最低收购价粮和国家临时存储粮收购及保管费补贴。

(1)核实最低收购价粮和国家临时存储粮的经营量。根据粮食收购进度报表、库存统计报表、销售计划、移库计划及拍卖合同,结合收购发票、验收手续等,核实其品种与收购数量和库存数量是否一致。如发现短期收购数量过大,超出企业实际收购能力,以及粮食收购资金的流量和流向与粮食收购业务存在异常等情况,要延伸检查企业是否存在“转圈粮”。

(2)结合政策性粮食不同收购年度的具体规定,核实收购费用、露天做囤(罩棚搭建)费用、烘干费等允许列入库存成本的费用,检查其核算与拨付等情况。

(3)企业存储最低收购价粮和国家临储粮期间的保管费用补贴,可参照前述储备粮保管费用检查方法。

3.检查地方政策性粮食保管费用和处置费用。对于地方政策性粮食,根据国家要求和地方政府及有关部门的政策文件规定,结合划转、拍卖和定向销售等情况,核实相关保管费用、处置费用的拨付情况。这里需要明确的是,不同地区对政策性粮食的存储、管理、轮换、动用和补贴方式有所差别。检查时应当地具体政策和规定为据,分析情况,不应简单套用其它规定。

(三)特殊业务真实性的检查

1.在途粮食。根据粮食购销合同、发票、提货单、运输票据、付款凭据和《银行对账单》等资料,核查粮食库存会计账中反映的粮食购进业务发生时间、购进数量和金额等是否准确,验证在途粮食的真实性。必要时,可延伸核对发货方的有关账目和报表等信息,重点检查对方是否将该批粮食已经减账,防止利用粮食在途名义互相抵顶库存。

2.受托代储粮食。一是检查委托代储合同(协议)、实物保管账记载的粮食品种、等级和数量与粮食库存实物清查结果是否一致,相关运输票据、检斤记录反映的粮食入库时间、数量与合同是否相符。二是检查保管费用收款凭证、粮食权属证明等,进一步验证代储业务的真实性。

3.粮食损失损耗。对粮食损失损耗,要按照有关规定进行认定,确认损失损耗数量。对政策性粮食损失损耗数量过大的,要进一步核查原因,检查是否有挤占挪用收购资金、虚报库存等违规行为。对已投保的政策性粮食发生损失,可根据保险公司理赔手续认定。

4.拍卖异常和成交未出库粮食。对政策性粮食竞价拍卖过程中已监测到的交易、资金和运输异常情况要专项核实。检查中如发现粮食拍卖已经成交未出库,要查验粮食拍卖交易合同、出库通知单和验收确认单等原始单据,企业统计账和资金往来账目等资料,最终确认这批粮食的粮权归属,防止卖方企业抵顶其他政策性粮食库存。

5.动态储备粮和应急成品粮储备。查阅下动态储备粮和应急成品粮储备食计划的相关文件,了解粮食的管理方式、储备规模、轮换方式和储存形态,以及对承储企业最低库存数量、会计核算和补贴的具体规定,根据承储企业库存账、银行账、资金往来账和《银行对账单》等资料,随机抽查自储备建立以来企业自有库存是否低于规定的周转库存数量。考虑到对具体承储库点的适时调整,检查人员还要通过调查询问和查阅资料等方式,认真核实动态储备粮和应急成品粮储备库存的真实性。

五、检查结果填写、汇总和软件录入

账务检查结束,检查人员应按照账务检查方法的要求,在实物检查人员的配合下,分别填写《粮食库存账账核对工作底稿》(附表4-1)、《粮食库存账实核对工作底稿》(附表4-2)、《中央(地方)储备粮轮换计划执行情况检查工作底稿》(附表4-3)和《粮食库贷核查情况工作底稿》(附表4-4)。账务检查中发现的问题,填入《检查发现问题工作底稿》(附表5)。并将其录入大清查软件。

大清查普查和抽查阶段,检查组账务检查人员在完成每个库点检查任务后,要对检查时点粮食库存数量、实际库存分年限、中央和地方储备粮轮换计划执行等情况进行汇总,分别形成《粮食库存数量汇总表》(附表7-1)、《外省委托代储粮食库存数量汇总表》(附表7)、《库存粮食储存(收获)年限情况汇总表》(附表7-2)、《外省委托代储库存粮食储存(收获)年限情况汇总表》(附表7)、《粮食库存实物检查货位台账汇总表》(附表7-3)、《中央储备粮轮换计划执行情况汇总表》(附表7-4)、《地方储备粮轮换计划执行情况汇总表》(附表7)、《检查发现问题及整改汇总表》(附表7-5),供检查组撰写报送检查结果时使用。

对检查发现的问题,还要分类汇总,明确整改部门及责任人、整改措施和时限。大清查数据的填报和汇总,要严格按照填表说明进行,充分利用大清查软件的各项功能,加强数据审核和汇总。汇总数据使用大清查应用软件自动形成后,也要加强对汇总数据的审核,经提交打印输出后,装订备存。

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